各学院：
为了进一步加强学生档案管理工作，实现学生档案管理标准化、规范化、信息化，不断提高学生档案管理工作水平，充分发挥学生档案在学生教育、管理和就业工作中的作用，现将有关事项通知如下：
一、学生档案的接收
1.各省、自治区、直辖市教育主管部门或各区、县教育主管部门依据学校录取学生情况邮寄来的学生档案由招生办公室负责接收，并分发至各学院。
2.学生报到时自带的个人档案由各学院负责接收。
3.由其它高等学校邮寄来的转校学生个人档案由转入学院负责接收。
4.各学院应对接收的学生档案按来档途径进行登记，并由交、接双方进行签字确认。
5.新生档案的接收工作应在新生入学报到后30个工作日内完成。对于档案缺失的要及时联系招生办公室或学生本人进行催寄和补缺，确保学生档案不缺数量、不缺件。
6.新生档案接收完毕后，以班级为单位进行登记造册(见附件1)。
二、学生档案的归档范围
1.入学材料。包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表等材料。
2.学习材料。包括各学习阶段主修、选修、辅修的各科类课程学习成绩单等材料。
3.学籍材料。包括各学习阶段退学、结业、肄业、休学、转学、保留入学资格、复学、降级等学籍变更材料。
4.鉴定材料。包括各学习阶段学年鉴定表、军训鉴定表、诚信档案等材料。
5.毕业材料。包括高校毕业生登记表（推荐表）、报到证（第二联）等材料。
6.奖励材料。学生在校期间获得各级表彰奖励材料，包括获得优秀学生标兵、优秀学生、优秀学生干部、优秀团干部、优秀共产党员、优秀团员、优秀毕业生等荣誉称号的登记表、各类奖学金登记表及其他获奖评审材料。
7.学生处分材料。学生在校期间违反校纪、校规，触犯国家法律等形式的各类处分材料（指警告以上处分材料）。
8.组织材料。学生入党(团)的申请书、志愿书，入党积极分子考察表、政审材料、思想汇报、预备党员转正申请书、党(团)组织建设上形成的其他材料。参与民主党派的申请书、登记表等材料。
9.体检材料。包括入学体检表、复查体检表、毕业生体检表等材料。
10.出国材料。因公(私)出国(境)审查表、备案表，在国(境)外学习、进修情况或鉴定等材料。
11.工作材料。有工作经历的学生入学前参加工作期间的工资、考核、职务（职称）、劳动合同等材料。
12.其它具有保存价值、应予归档的学生个人材料。
三、学生档案的收集与管理
1.各学院要重视学生档案的日常收集、整理工作，要将真实反映学生德、智、体、美方面的材料及时收集归档。
2.学生档案管理人员要将收集的材料认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚，并经组织审查盖章后方能归档。不属于规定归档的材料，经过鉴别，可视情况分别处理。凡不应归档的，退还材料来源单位处理。
3.各学院应为学生档案提供专用的、符合档案管理要求的库房（档案柜），达到防火、防潮、防高温、防盗、防光、防有害生物等要求，并经常检查。
4.学生档案统一使用西安电子科技大学学生档案袋进行封装。卷内文件纸张统一采用A4、70克以上的优质纸张。书写材料必须油印或采用耐久性字迹即碳素墨水、蓝黑墨水书写，要求字迹清晰，杜绝使用圆珠笔、铅笔等不耐久书写工具。
四、学生档案的查询与利用
1.从事学生教育与管理工作的学校有关部门和学院负责人、辅导员、班主任、导师等相关人员，因工作需要可查阅学生档案，并按规定予以登记。校内其他有关人员因工作需要查阅学生档案的，需提供所在部门或单位出具的书面证明，经学院主管负责人批准后可查阅学生档案，并按规定予以登记。校外人员因工作需要查阅学生档案，应当由二人以上持单位组织、人事部门或公安、保卫部门的介绍信，出具有关身份证明，说明查询内容及目的，经学院主管负责人批准后方可查阅，并按规定予以登记。档案管理人员应当在查阅者归还档案时认真核对、清点档案材料。
2.学生本人不得查阅个人档案。确有特殊原因（如毕业联系工作、办理出国手续等）需要复制有关本人档案证明材料，应当由学生本人书面申请，经学院主管负责人批准后，由档案管理人员按规定办理。
3.学生档案一般不得外借，如必须借出使用时，要说明理由，严格履行借阅手续后，方可借出。学生档案借阅时间一般不得超过一周。外借档案归还时，档案管理人员应根据档案目录核对材料，履行归还手续。
4.查（借）阅学生档案时要严格遵守保密制度和阅档规定，不得涂改、勾画、标记、抽出、撤换、销毁档案材料。未经批准不得擅自摘记、拍摄、复制学生档案内容。
五、学生档案的转递
1.学生毕业、结业、肄业、转学、转专业、降级、退学、出国或死亡等学籍变动发生后，应当及时办理档案转递手续，并做好登记（见附件2）。
2.毕业生档案的转递工作由学生工作处牵头协调，各个学院组织实施，档案馆进行业务指导，共同配合完成。对于需要派遣的毕业生，各学院按照派遣信息及时将学生档案加盖密封涨后寄往接收单位，并留存邮寄凭证，以备查询。严禁学生个人携带档案。除西部志愿者、公派出国等特殊情况外，学校不再保留毕业生个人档案。毕业生前往就业单位报到后，应立即向报到单位查询本人档案是否收到。如未收到应及时向原所在学院反映，学院档案管理人员应认真负责查询毕业生档案转递去向。
3.对于考取本校研究生的学生，其档案由各个学院之间相互转接，转、接双方应做好记录，签字确认。
4.对于考取外校研究生的学生，在接到调档通知时，须先到各学院备案，同时各学院须做好登记统计工作，待所有毕业档案材料收齐后，将档案一并寄往录取学校。
5.休学（保留学籍）学生的档案应妥善保存，学生复学后，及时将其档案转入新的班级。
6.降级（含延长学制）学生的档案，每学年在接到教务处正式通知后，及时将其档案转到所降班级。
7.转专业学生（包括通过实验班选拔学生）的档案，在接到教务处正式通知后，及时将其档案转到新的班级或学院。涉及学院之间转接的，转、接双方应做好记录，签字确认。
8.退学学生（包括开除学籍学生）的档案，按有关规定，及时将其档案寄往生源地。
9.因故失踪、死亡的学生，其档案可委托学校档案馆集中保存、代管，并办理相关手续。
10.当年未报到入学的本科新生，其档案由招生办转回生源所在地招生部门。
11.因客观原因造成档案寄出退回的，档案由各学院暂时保管，学生本人要及时与学院联系，提出转递意见。
六、奖励与处罚
1.学校建立学生档案工作检查、考核和评估制度，对学生档案工作成绩突出的单位和档案专、兼职工作人员给予表彰和奖励。
2.对违反《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的行为，要对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分。构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
七、工作要求
1.学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手资料，是党和国家选拔录用人才的重要参考依据。各学院要高度重视学生档案管理工作，安排专人和场所，实施集中统一管理，确保学生档案的完整、准确、真实、系统、安全。
2.各学院在接到通知即日起，开展一次学生档案清查工作，及时查漏补缺，做到一人一档，并按照规范建档、存档。
3.学生档案在接收、转递过程中一定要做好记录，由交、接双方签字确认（寄往外单位的要留存凭证），做到过程清晰，工作留痕。
附件:1.西安电子科技大学本科生档案登记册.docx
2.西安电子科技大学本科生档案转递登记表.docx
学生工作处
2016年4月12日
